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Debes Solicitar Autorización de Numeración Consecutiva de:


✅ FACTURA ELECTRONICA DE VENTA
✅ DOCUMENTOS EQUIVALENTES
✅ DOCUMENTO SOPORTE, EN ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS A SUJETOS NO OBLIGADOS A FACTURAR

La DIAN emite un formulario 1876 Autorización de Numeración de Facturación, la cual debe aparecer en el documento electrónico generado.


👉Esto de acuerdo con la resolución 042 del 5 de mayo de 2020, por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación, en la cual en su artículo 39 y subsiguientes dicta:

"Artículo 39. Numeración consecutiva. Corresponde un sistema de numeración
consecutiva definido por cada sujeto obligado, en los documentos establecidos en los
numerales 1 al 4 del artículo 38 de esta resolución, el cual está compuesto por:
1. Numero consecutivo
2. Prefijo compuesto por cuatro (4) letras, números o su combinación.
3. El número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración.
Tratándose de prefijos los mismos deberán ser utilizados por los sujetos obligados
como mínimo cuando se tenga más de un establecimiento de comercio, sede, oficina,
local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los
cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento
soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta
o documento equivalente.

Artículo 40. Autorización. Es la asignación de la numeración consecutiva que realiza
la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -
DIAN, previa solicitud por parte del obligado, la cual contiene:
1. Número, fecha y vigencia de la autorización.
2. Rangos de numeración.
3. Prefijos cuando fuere del caso.
El sujeto obligado deberá solicitar una nueva autorización previo a que se agote la
vigente o en el caso en que se agote o se encuentre vencida la autorización inicial de
numeración. 

La numeración consecutiva de que trata el presente artículo es necesaria para la
asignación de la clave técnica.
Parágrafo. Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a
sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la
autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que
se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en
el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia
Tributaria.

Artículo 41. Solicitud de habilitación. Es la solicitud que realiza el obligado cuando
resulta insuficiente el término de vigencia inicialmente autorizado y no se hubiere
agotado la numeración respectiva. Para el efecto, el obligado podrá adelantar el
trámite de habilitación de la numeración con una antelación de quince (15) días hábiles
previo a la fecha de vencimiento de la vigencia de la autorización o habilitación según
el caso.

Artículo 42. Anulación de la numeración: El sujeto obligado a facturar podrá anular
la numeración de los documentos de que tratan los numerales 1 al 4 del artículo 38
de esta resolución, cuando los mismos no sean utilizados por razones diferentes a la
inhabilitación; no obstante, deberá conservar, exhibir y remitir la justificación de la
citada anulación cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales -DIAN, lo exija en desarrollo de sus facultades de fiscalización,
cruces y solicitud de información.

Artículo 43. Inhabilitación de la numeración. Es el acto administrativo por medio
del cual, previa solicitud del obligado o de oficio, en los eventos mencionados en el
presente artículo quedan rangos de numeración sobrante, los cuales deberán ser
inhabilitados de tal forma que una vez gestionado este trámite, los mismos no puedan
ser utilizados. Para los casos en los cuales, la resolución de numeración se encuentra
vencida, no procede la inhabilitación.

Se deberá solicitar inhabilitación de la numeración en los siguientes casos:
1. A solicitud de parte. A solicitud de parte cuando se presente las siguientes
circunstancias:
a) Pérdida de facturación o documento soporte;
b) Cese definitivo de actividades;
c) Cierre de establecimiento, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus
actividades económicas;
d) Liquidación de personas jurídicas y asimiladas;
e) Pérdida de calidad de sujeto obligado a facturar;
f) Liquidación de sucesiones;
g) Cambio o inexistencia del sistema de facturación;
h) Fusión, escisión o transformación de sociedades;
i) Cambio de nombres y apellidos, o de razón social;
j) Por declaratoria de proveedor ficticio;
k) Cuando la factura no sea validada, de conformidad con el procedimiento
establecido en el artículo 27 de esta resolución y se hubiere consumido el
consecutivo de la numeración autorizada.

Las solicitudes de inhabilitación presentadas por parte del obligado a facturar,
deberán ser tramitadas de acuerdo con lo previsto en el artículo 45 de esta
resolución.

2. De oficio: La inhabilitación podrá realizarse por la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, cuando se constate la
ocurrencia de alguna de las causales anteriormente mencionadas o por orden
judicial o administrativa declarada por autoridad competente en los términos
prescritos en la misma, en todos los casos se indicarán los rangos de numeración
que serán objeto de inhabilitación.
Si la inhabilitación es de oficio, ordenada por la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, esta se notificará al
interesado para lo cual se atenderá a lo dispuesto en el Estatuto Tributario. Una
vez ejecutoriado el acto administrativo, se realizará el registro de inhabilitación de
la numeración en el servicio informático electrónico de numeración por el área
competente de la Dirección Seccional correspondiente.

Parágrafo. Para efectos de las causales de inhabilitación antes descritas que
impliquen cambios en la información del Registro Único Tributario -RUT será
necesaria su actualización previa al trámite.
Artículo 44. Vigencia de la autorización. La autorización de la numeración
consecutiva tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la asignación que
realice la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales -DIAN."

 

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