¿Qué fecha contable y qué fecha de transacción debo utilizar en un comprobante de egreso / ingreso en Idempiere?
En todas las ventanas de Idempiere en las que se requiere realizar documentos administrativos se presentan dos fechas, la de transacción y la contable.
Esto es precisamente para poder utilizar la contabilidad por el sistema de caja y también por el sistema de causación.
Para responder a la pregunta voy a tener en cuenta el tema de las retenciones, en este caso si yo tengo una factura de compra con fecha de transacción y fecha contable 31 de enero, pero el pago lo realizo en febrero 05, entonces, el comprobante de egreso debe llevar en la fecha contable 31 de enero y en la fecha de transacción debe llevar fecha de febrero 05; con el fin de que los reportes de retenciones con los cuales elaboro las declaraciones respectivas muestren las retenciones debidamente, en este caso, el reporte debería mostrar las retenciones practicadas con fecha 31 de enero según la normatividad colombiana, la cual nos dice que las retenciones en la fuente se deben practicar y registrar "en el pago o abono en cuenta", asimilando abono en cuenta a la causación contable registrada automáticamente al elaborar la factura de compra.
Si ese mismo documento de compra no llevase retenciones en la fuente, podría simplemente poner la misma fecha de transacción y contable en el comprobante de egreso, pués la causación de la factura de compra ya quedó realizada en el período correspondiente y no llevaría registros adicionales de retenciones.
Por otro lado, si por ejemplo, utilizamos Idempiere para llevar la contabilidad de una persona natural la cual no tiene dicha obligación, pero que la utiliza para llevar sus cuentas, podemos utilizar la fecha contable para asignar gastos o ingresos mediante Cargos a un periodo determinado. Por ejemplo, hacer un comprobante de egreso por concepto de pago de arriendo que correspondía a el mes de julio en agosto. Entonces en este caso debemos colocar en fecha contable julio 31 y en fecha de transacción agosto 10. De esta forma el estado de resultados mostrará el gasto en el período de julio aunque la erogación se haya realizado efectivamente en agosto.
Se puede analizar cada caso específico y de acuerdo a la necesidad utilizar las casillas de fechas de transacción y contable sin salirse del marco normativo.
C.P. Néstor C. Andrade
Guía contable y documental - Idempiere
