Manejo de documentos al contabilizarlos
Con referencia al registro y organización de los documentos soporte y documentos generados hago las siguientes precisiones.
Se debe registrar en contabilidad en forma cronólogica teniendo en cuenta las fechas en que van sucediendo los hechos económicos.
De igual forma se deben imprimir los documentos generados (ejemplo comprobante de egreso, de ingreso, notas contable, etc.) en el mismo momento en que se generan para no acumular tareas de impresión. En el momento del registro debemos anotar "Registrado" o "Contabilizado" en el documento soporte (factura de compra, nómina, etc.) a mano y al lado el tipo y número de documento generado en el que se contabilizó.
Ejemplo: Contabilizado en C. de Egreso 00023.
Una vez terminado el manejo del documento en contabilidad se debe archivar en la respectiva AZ o carpeta según el caso.
C.P. Néstor C. Andrade
Guía contable y documental
Los documentos que debe conservar quien arrienda o administra inmuebles
El orden cronológico y el archivo de los soportes no son solo una buena práctica contable: son lo que le permite demostrar ingresos, costos y deducciones cuando llega la declaración de renta o una revisión de la DIAN.
Soportes clave por inmueble
- Escritura y certificado de tradición actualizado.
- Contratos de arrendamiento y sus prórrogas.
- Comprobantes de ingreso de cada canon recibido.
- Certificados de retención en la fuente expedidos por inquilinos o inmobiliarias.
- Recibos del impuesto predial y de la administración.
- Facturas de reparaciones y mejoras.
Consejo: nombre los archivos digitales con fecha e inmueble, por ejemplo «2026-03 Apto 201 canon marzo». Encontrar un soporte tomará segundos.
Preguntas frecuentes
¿Por cuánto tiempo debo guardar los soportes?
Como regla práctica, mientras la declaración en la que se usaron pueda ser revisada por la DIAN, y los documentos de propiedad del inmueble, siempre.
