“Mediante Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015, la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los Responsables del Tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD a partir del 9 de noviembre de 2015”.

El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD - es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

El Gobierno Nacional, mediante el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, reglamentó la información mínima que debe contener el RNBD y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de 2012.

La Superintendencia de Industria y Comercio, mediante la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 impartió instrucciones a los Responsables del Tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el RNBD.

En el 2016 se habilitará la inscripción en el RNBD de las bases de datos de las personas naturales, las entidades públicas, diferentes a las sociedades de economía mixta, y las personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las Cámaras de Comercio, previa publicación de las instrucciones que para el efecto impartirá esta Superintendencia.

Registrarse en: https://rnbd.sic.gov.co/sisi/login

PREGUNTAS FRECUENTES

1. ¿Qué es el RNBD?

Es el Directorio público de las bases de datos con información personal sujetas a Tratamiento que operan en el país.

2. ¿Qué ley creó el RNBD?

La Ley 1581 de 2012, que dispuso el régimen general de protección de datos personales, aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos para ser manejados o tratados por entidades de naturaleza pública o privada. Esta norma, igualmente, designó a la SIC como Autoridad de Protección de Datos para garantizar que en el tratamiento de esos datos se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos dispuestos en la ley y le atribuyó la administración del RNBD.

3. ¿Para qué sirve el RNBD?

Para conocer la realidad de las bases de datos personales del país, la cantidad de titulares y tipos de datos tratados, quién o quiénes adelantan su tratamiento, la finalidad y las políticas de tratamiento y los canales o mecanismos dispuestos para recibir consultas, peticiones y reclamos, entre otros aspectos.

4. ¿A quién beneficia?

Tanto a los titulares, quienes pueden consultar el RNBD para establecer, por ejemplo, los canales de atención para ejercer sus derechos, como a los Responsables del Tratamiento, quienes deben cumplir con dicho registro so pena de incurrir en sanciones.

5. ¿Qué es una base de datos personal?

Es un conjunto organizado de datos personales que se utiliza para llevar el registro y la administración de los mismos, bien sea en medio físico (un archivo) o en medio electrónico (archivos en cualquier formato como hojas electrónicas, tratamiento de texto, con el uso o no de motores de bases de datos, etc.), e independientemente de la cantidad de datos personales que contenga. El registro y administración de datos personales implica desde almacenarlos, hasta consultarlos, actualizarlos, compartirlos con terceros y/o eliminarlos, para los fines que decida la empresa.

Por lo general, las empresas tienen las siguientes bases de datos: de empleados, clientes y proveedores.

Ejemplo de datos personales pueden ser:

DATOS DE IDENTIFICACIÓN: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación,  fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, huella, ADN, iris, Geometría facial o corporal, fotografías, videos, fórmula dactiloscópica, voz, etc.

DATOS DE UBICACIÓN: como los relacionados con la actividad comercial o privada de las personas como dirección, teléfono, correo electrónico, etc.

DATOS DE CONTENIDO SOCIO ECONÓMICO: como estrato, propiedad de la vivienda, Datos financieros, crediticios y/o de carácter económico de las personas, Datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc.

DATOS SENSIBLES: como los relacionados con la salud de la persona en cuanto a órdenes y relación de pruebas complementarias como laboratorio, imágenes diagnósticas, endoscópicas, patológicas, estudios, etc. diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos o terapéuticos de cualquier tipo, los relacionados con la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas, políticas;  datos relacionados con las convicciones religiosas, filosóficas y/o políticas, los datos de preferencia, identidad y orientación sexual de la persona, origen étnico-racial, personas de la tercera edad o menores de 18 años en condición de pobreza, datos sobre personas en situación de discapacidad personas con limitaciones sicomotoras, auditivas y visuales en condiciones de pobreza, personas víctimas de la violencia, personas en situación de desplazamiento forzado por violencia, madres gestantes o lactantes o cabeza de familia en situación de vulnerabilidad,  menores en condición de abandono o protección, etc.,

6. ¿Qué bases de datos se deben registrar?

Las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

A partir del 9 de noviembre de 2015 se deben registrar las bases de datos con información personal de los Responsables del tratamiento que sean personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta. En el 2016 se habilitará el registro de las bases de datos de las personas naturales, entidades públicas y personas jurídicas que no están inscritas en las Cámaras de Comercio, para ello la SIC expedirá un Circular Externa informando la fecha y procedimiento a seguir.

7. ¿Todas las sociedades, aunque tengan un (1) solo empleado o unos activos pequeños, deben registrar sus bases de datos en el RNBD e implementar lo establecido en la ley de protección de datos personales?

El régimen general de protección de datos personales es aplicable a todas las empresas que realicen el tratamiento de datos personales, es decir, que recolecten, almacenen, usen o circulen datos personales. La ley no tiene ninguna excepción que excluya su aplicación por el tamaño de la empresa, el número de empleados que tenga o la cantidad o tipo de datos personales que administre.

8. En mi empresa no tengo bases de datos personales. Pese a esto, ¿tengo que registrar algo ante la Superintendencia?

En este caso y para estar seguro, le recomendamos revisar si en su empresa se recolecta, almacena, usa o circula datos personales, bien sea en archivos físicos o electrónicos. En especial, analice si tiene datos de empleados, clientes, proveedores o de posibles empleados, clientes o proveedores. Si es así, sí tiene bases de datos con información personal y, por esta razón, debe inscribirlas en el RNBD. 

9. ¿Quién debe registrar las bases de datos?

Es deber de los Responsables del Tratamiento de los datos personales registrar las bases de datos con información personal.

10. ¿Quién es el Responsable del Tratamiento?

Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. El Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otros.

11. ¿Quién es el Encargado del Tratamiento?

Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Vale la pena aclarar que para efectos de la normativa sobre protección de datos personales el Encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa, por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la organización es quien administra la base de datos.

12. ¿Cuáles son los plazos de inscripción?

Las empresas tienen un (1) año para inscribir sus bases de datos en el RNBD, contado a partir del 9 de noviembre de 2015, fecha en la que se habilitó el registro.

Sin perjuicio del término de un (1) año, la Superintendencia de Industria y Comercio fijó unos plazos teniendo en cuenta los dos (2) últimos dígitos del Nit, para evitar que las empresas lleven a cabo el registro de sus bases de datos al final de ese año, es decir, en noviembre de 2016, corriendo así el riesgo de no cumplir con la obligación que tienen de registrar sus bases de datos o de colapsar el sistema y los canales de soporte dispuestos para atender las consultas e inquietudes de los Responsables del Tratamiento.

Se aclara que aunque no se lleve a cabo la inscripción de las bases de datos en los plazos señalados, de acuerdo con los dos (2) últimos dígitos del NIT, se podrá cumplir con este deber en cualquier momento y hasta antes del 9 de noviembre de 2016, fecha en la que vence el año dispuesto en el Decreto Único 1074 de 2015. No obstante, sugerimos no esperar hasta el final.

13. ¿Qué pasa si no lo hago?

Es importante tener en cuenta que el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 indica que la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

1. Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
2. Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
3. Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
4. Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

14. Tips para el registro:

Antes de registrar las bases de datos es preciso realizar el inventario de las bases de datos con información personal que reposen o no en las instalaciones de la empresa,  bien  sea  en  medio  físico  (papel)  o  electrónico  (listas  o  archivos  en cualquier formato, bases de datos relacionales, etc.).

Al efectuar este inventario se debe obtener la siguiente información: 

• Cantidad de bases de datos con información personal.
• Cantidad de titulares por cada base de datos.
• Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender las peticiones y reclamos de los titulares.
• Tipos  de datos personales  contenidos  en  cada base  de datos  a  los  que  se  realiza Tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.
• Ubicación de las bases de datos.
• Los datos de identificación y ubicación de los Encargados del tratamiento.
• Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los datos personales tratados.
• Conocer  si  se  cuenta  con  la  autorización  de  los  titulares  de  los  datos contenidos en las bases de datos.
• Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).
• Si se ha realizado transferencia o transmisión internacional de los datos personales contenidos en la base de datos.
• Si se ha realizado cesión de la base de datos.

15. ¿Cómo subo la información de mi base de datos?

Tal como lo indica la Circular Externa No. 02 de 2015, emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio y publicada en el sitio web de esta entidad, www.sic.gov.co, “Los Responsables del Tratamiento no cargarán en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD- sus bases de datos con información personal. Solamente inscribirán la información establecida en el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y en la presente Circular”. En consecuencia, ninguna base de datos se cargará en el RNBD, solamente se suministrará la información que la identifique, de acuerdo con lo que se definió en el Decreto y en la Circular citados.

Para mayor detalle e ilustración le recomendamos consultar el Manual de Usuario publicado en la página de esta Superintendencia, www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales”, en el link del Registro Nacional de Bases de Datos.

16. No entiendo cómo hacer el registro, me pueden colaborar

En la página de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales” hay un link del Registro Nacional de Bases de Datos, donde puede encontrar la ayuda necesaria para inscribir sus bases de datos. Allí están publicados el Video Tutorial y el Manual de Usuario. Adicionalmente, puede comunicarse a la línea gratuita nacional 018000-910165 o al contact center (571) 5920400, donde podrán resolver sus dudas puntuales, o escribir al correo Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., mediante el cual se da respuesta a todo lo relacionado con el RNBD.

17. No tengo inscripción en Cámara de Comercio. ¿Debo registrar las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos? ¿Cómo sería el proceso?

El RNBD se habilitó a partir del 9 de noviembre de 2015 solamente para las empresas que son persona jurídica inscrita en Cámara de Comercio. Para los demás, es decir, quienes no están inscritos en las Cámaras de Comercio, como algunas personas jurídicas privadas, personas naturales o entidades públicas, el registro se habilitará en el curso del 2016.

Por lo anterior lo invitamos a estar pendiente de las instrucciones que se publicarán en el sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co, para conocer la fecha establecida y el procedimiento a seguir. Sin perjuicio de esto, le recomendamos consultar el Manual de Usuario publicado en la página de esta Superintendencia, en el micrositio de “Protección de Datos Personales”, en el link del Registro Nacional de Bases de Datos, el cual ilustra las actividades que se deben realizar para cumplir con este registro.

18. ¿Las empresas que están en liquidación y las que están ya liquidadas también tienen que realizar el proceso en el Registro Nacional de Bases de Datos?

Es deber de todas las empresas registrar sus bases de datos en el RNBD. En consecuencia, si una sociedad que está en liquidación tiene bases de datos con información personal, debe registrarlas. Por su parte, si una sociedad ya se liquidó, no es sujeto de derecho y, por esta razón, no le es exigible esta obligación.

19. ¿Qué debo hacer si al registrarme aparece un mensaje informando que el correo no coincide con el inscrito en Cámara de Comercio?

La Superintendencia de Industria y Comercio realiza la validación de los datos del usuario del Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD- con la información que se encuentra en el Registro Único Empresarial y Social –RUES-, de tal manera que cuando se presenta un inconveniente con dicha validación es necesario que se le reporte a esta Superintendencia, a través del correo electrónicoEsta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., para que procedamos a adelantar la gestión correspondiente ante Confecámaras, como administrador del RUES.

20. ¿Al intentar registrarme por primera vez, me aparece un mensaje que indica que “La información de matrícula no es correcta”?

Cuando al realizar el registro de usuario en el RNBD, después de digitar el número de matrícula mercantil de la empresa, aparece un mensaje que indica que “La información de matrícula no es correcta”, debe verificar en la página del RUES (www.rues.org.co) cómo aparece ese dato para después digitarlo tal como se muestra allí. En algunos casos este número no coincide exactamente con el que aparece en el certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, bien sea porque tiene unos números iniciales que no coinciden o porque se incluye el guion.

21. Tengo varias empresas inscritas en Cámara de Comercio con el mismo correo electrónico, el RNBD me permite hacer el registro de la primera empresa pero no de las demás. ¿Qué debo hacer?

Teniendo en cuenta que el correo electrónico es el usuario con el que ingresará cada empresa, como Responsable del tratamiento, a registrar sus bases de datos, dicho correo debe ser único para cada una de ellas. Por esta razón, es necesario seguir los siguientes pasos:

(i) Después de recibir la contraseña e ingresar por primera vez al RNBD, con la primera empresa, debe cambiar esa contraseña y registrar la información del Responsable del Tratamiento y cerrar cesión.

(ii) Inicie una nueva sesión y cambie el correo del Responsable por otro que, en adelante será el usuario con el que ingresará esa empresa en adelante y al cual se enviará la respectiva contraseña.

(iii) Efectuados los pasos anteriores se puede llevar a cabo el registro de la segunda empresa con el correo electrónico que se encuentra en la Cámara de Comercio.

Estos pasos podrán repetirse igual tantas veces como se requiera, teniendo en cuenta el número de empresas que compartan el mismo correo electrónico en Cámara de Comercio.

Para mayor detalle e ilustración le recomendamos consultar el numeral 3.3 “Registrar dos o más empresas cuyo correo electrónico en cámara de comercio es el mismo” en el Manual de Usuario publicado en la página de esta Superintendencia, www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales”, en el link del Registro Nacional de Bases de Datos.

22. Tengo una base de datos duplicada en el RNBD o con datos errados. ¿Cómo puedo eliminar la información registrada?

En general, es posible eliminar o modificar toda la información ingresada en el RNBD, siempre y cuando no se haya finalizado el registro de la base de datos, es decir, no se le haya asignado número de radicado. Ahora, si ya se finalizó el registro de la base de datos y en la información ingresada hay errores, estos se pueden corregir mediante la opción “Modificar registro” y, una vez efectuada la corrección, se debe finalizar nuevamente la inscripción.

23. Luego de agregar los canales de atención al titular, no aparece el botón de continuar. ¿Qué debo hacer?

En el paso 2 del RNBD, relacionado con los canales que las empresas han dispuesto para atender las peticiones, consultas y reclamos de los ciudadanos en materia de protección de datos personales, se debe ingresar al menos un (1) canal, tanto para el Responsable del Tratamiento como para cada uno de los Encargados. Tenga en cuenta que, por defecto, cuando se da clic en agregar canal, aparece en primer lugar el Responsable del Tratamiento, por lo que una vez diligenciada la información de este se debe guardar y agregar uno a uno los canales de los Encargados registrados. Solamente cuando se ha cargado el canal para todos, es decir, para el Responsable y todos los Encargados del Tratamiento, aparece el botón de continuar.

Se anexa imagen:

En el momento en que se guarda el canal, éste aparece en la ventana principal, como se ve en la imagen.

24. ¿Cómo puedo consultar quiénes se han registrado?

En la página de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales” en el link del Registro Nacional de Bases de Datos, puede encontrar el botón de “Consulta RNBD”, donde puede conocer qué empresas, como Responsables del tratamiento, han realizado la inscripción de sus bases de datos. Esta consulta se puede hacer por nombre o razón social, por palabra o por letras.

25. ¿Qué diferencia hay entre actividad económica y finalidad? ¿Cuál debo colocar para mi empresa, o cómo se cuál me corresponde?

La actividad económica está referida a la empresa y corresponde a la que se inscribe en el Registro Mercantil o en el RUT, de acuerdo con la Clasificación Industrial Internacional Uniforme –CIIU-. En cuanto a la finalidad, está referida a la base de datos y corresponde al objetivo o propósito de la misma, es decir, para qué se tiene esa base de datos.

26. ¿Qué hago en caso de que no encuentre en la lista la finalidad que necesito?

Puede escribir al correo Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., solicitando que se incluya o se tenga en cuenta la finalidad requerida.

27. En cuanto a la cantidad de titulares de la base de datos ¿Se entienden como titulares a registrar únicamente los activos o también los inactivos y los históricos?

El almacenamiento de los datos personales es una forma de tratamiento de los mismos, por lo tanto se deben registrar tanto los titulares activos, como los inactivos y los históricos que reposen en sus bases de datos.

28. Teniendo en cuenta que la Cantidad de Titulares es el número de personas de la Base de Datos, pero esta puede aumentar diariamente o mensualmente, ¿cómo se registra entonces ese dato?

Teniendo en cuenta que la cantidad de titulares, en muchos casos, puede ser una variable con un comportamiento dinámico en períodos cortos, se puede registrar la cantidad de titulares que tiene la base de datos al momento de realizar el registro.

29. El archivo de política u otro no me carga ¿Qué debo hacer?

Las posibles causas por las cuales un archivo no carga, pueden ser las siguientes:

• El archivo no tiene la extensión solicitada o está dañado.
• El archivo tiene un peso que excede el permitido.
• En el momento de realizar el cargue del archivo, el aplicativo se encuentra desconectado del servidor, bien porque se excedió el tiempo de inactividad o por fallas de conexión local.

30. Si tengo diferentes bases de datos a las que les aplica la misma política de tratamiento de datos personales y los mismos canales, debo repetir esta información en el registro para cada base de datos?

Así es, debe cargarse la información en forma independiente para cada una de las bases de datos.

31. ¿Qué debe contener el documento de las políticas de tratamiento de datos personales? Existe un modelo que la SIC facilite o realiza asesorías para la elaboración de las mismas?

Para la documentación de las políticas de tratamiento de datos personales, el Decreto Único 1074 de 2015 en el Capítulo 25, Sección 3, artículo 2.2.2.25.3.1 indica lo siguiente:

“Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información.

1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.
2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando no se haya informado mediante el aviso de privacidad.

3.Derechos que le asisten como Titular.

4.Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

5.Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

6.Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.”

La Superintendencia no ha elaborado ningún modelo de políticas de tratamiento de información ya que corresponde a cada Responsable del Tratamiento desarrollar sus políticas teniendo en cuenta las condiciones particulares de su empresa y los datos personales que trata.

Sin perjuicio de lo anterior, sugerimos consultar las Guías para la implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada, elaboradas por esta Superintendencia, las cuales podrá encontrar en el buscador de la página www.sic.gov.co o accediendo directamente al link:http://www.sic.gov.co/drupal/recursos_user/documentos/noticias/Guia_Accountability.pdf documento que orientará al Responsable del tratamiento en la estructuración de un Programa Integral de Gestión de Datos Personales al interior de la organización.

32. Ya finalicé el trámite, ¿ahora qué debo hacer?

De acuerdo con lo indicado en el numeral 2.3 de la Circular Externa No. 002 de 2015, La información contenida en el RNBD deberá actualizarse, como se indica a continuación:

1. Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
2. Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018.

Se aclara que los cambios sustanciales están definidos en la misma circular, así: “Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales”.

La actualización se realiza por la opción de “Modificar Registro” que aparece una vez finalizada la base de datos.

33. Necesito capacitación en el Registro Nacional de Bases de Datos, ¿cómo la solicito a la SIC?

Se debe enviar una solicitud a la Oficina de Servicios al Consumidor y de Apoyo Empresarial – OSCAE, dependencia encargada en la Superintendencia de Industria y Comercio de realizar la programación y coordinación de los eventos de capacitación.

No obstante, en la página de la Superintendencia, www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales” en el link del Registro Nacional de Bases de Datos, puede encontrar el video tutorial y el manual de ayuda con el paso a paso para realizar el registro de las bases de datos. Adicionalmente, puede comunicarse a la línea gratuita nacional 018000-910165 o al contact center (571) 592 04 00, donde podrá resolver sus dudas puntuales respecto al Registro, o escribir al correoEsta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., para tener respuesta a las preguntas que tenga acerca del RNBD.

34. ¿Cómo realizo la modificación y actualización de la base de datos?

La modificación y actualización de las bases de datos se realiza por la opción de “Modificar Datos” que aparece una vez finalizada cada base de datos. Esta opción sólo aparece cuando no se ha entrado nunca a modificar una base de datos finalizada.

Cada vez se ingresa a modificar el registro, después de efectuar los cambios correspondientes, es necesario hacer click en el botón “Finalizar” para que se genere un radicado consecutivo del inicial.

35. ¿La persona que manejaba el correo a través del cual se administraba el RNBD ya no trabaja en la organización y ya no tenemos acceso al mismo, qué se debe hacer?

Si el problema es que no tiene la clave de acceso al RNBD, puede obtener una nueva mediante la opción “Restablecer contraseña”. Ahora, si desconoce la respuesta a la pregunta de seguridad, debe enviar una solicitud al correo Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., desde el correo registrado como usuario, pidiendo el soporte respectivo.

De otra parte, si ya no tiene acceso tampoco al correo registrado, debe enviar un correo aEsta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla. mediante el correo electrónico del representante legal que se registró en el RNBD, solicitando el soporte correspondiente.

Una vez se recupere el acceso al RNBD, podrá cambiar el correo electrónico del responsable, de la forma como lo indica el manual de usuario en el numeral 4.3, teniendo en cuenta que este correo será, en adelante, el usuario de acceso y de contacto al cual se remitirán las comunicaciones de la SIC.

36. Finalicé el registro y no me llegó la comunicación que envía la Superintendencia con el número de radicado del trámite adelantado ¿Cómo puedo obtener una copia?

Una vez se finaliza el trámite del registro de cada base de datos, la SIC envía el correo electrónico a través de la cuenta Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.

Puede suceder que al ser un correo desconocido para la cuenta del usuario, llegue a la bandeja de correo no deseado o spam. Para evitar esto, agregue el correo de la SIC a su lista de contactos y en caso de que lo borre accidentalmente, con el número de radicado que aparece en la consulta del RNBD, en la opción “Inscribir bases de datos”, puede consultar la comunicación en la página web de esta entidad, www.sic.gov.co

Por la opción “Consulte aquí el estado de su trámite”, podrá obtener una copia de la comunicación con el número de radicado del trámite adelantado, en la lupa que aparece al final de la consulta.