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Tener a la mano los documentos pertinentes a la hora de elaborar su declaración de renta no es tarea fácil, sobretodo que muchas veces olvidamos ya pasado un año a quienes les prestamos servicios y con quienes tuvimos deudas, entre otras.  Pués como la mayoría de los declarantes personas naturales no están obligados a llevar contabilidad de sus negocios, les toca armar papeles pidiendo las debidas certificaciones a las entidades con las cuales realizó transacciones.  

Relacionaré entonces los documentos que debe tener en las manos para el normal diligenciamiento del formulario virtual de su declaración de renta, los cuales además deben reposar en su archivo como soporte de dichas declaraciones para eventos futuros.


Documento principal:
a. Copia del certificado de inscripción al Registro Único Tributario "RUT" debidamente actualizado con la responsabilidad 5 -declarante-.

Documentos para determinar el patrimonio:
Para diligenciar esta sección requiere tener a disposición los documentos en los que consten la titularidad de los bienes e inversiones y los que respaldan las deudas, con valores certificados a 31 de diciembre del año grabable.

a. Certificados o extractos de los saldos de las cuentas de ahorro y corrientes emitidos por las entidades financieras.
b. Certificados de las inversiones emitidos por las entidades donde se constituyó la inversión, por ejemplo: CDT, bonos, derechos fiduciarios, inversiones obligatorias, entre otras.
c. Declaración o estado de cuenta, de impuesto predial de los bienes inmuebles que posea.
d. Escrituras de adquisición de los bienes inmuebles y/o certificados de instrumentos públicos.
e. Factura de compra o documento donde conste el valor de adquisición de los vehículos. 
f. Relación de los muebles, enseres, maquinaria y equipo, por su valor de adquisición más adiciones y mejoras.
g. Certificado de avalúo técnico de los bienes incorporales tales como good will, derechos de autor, propiedad industrial, literaria, artística, científica y otros.
h. Letras, pagarés, hipotecas y demás documentos que respalden cuentas por cobrar y obligaciones o deudas, conforme a los requisitos de ley.

Documentos para determinar los ingresos:
Para diligenciar esta sección requiere tener a disposición los documentos en los que consten los ingresos que recibió durante el año gravable:

a. Certificado de ingresos y retenciones por pagos laborales y rentas de trabajo en general.
b. Certificado de Ingreso promedio de los últimos seis meses anteriores a la fecha del pago de las cesantías e intereses sobre las mismas.
c. Certificado de salario básico, siempre y cuando haya tenido la calidad de oficial o suboficial de las Fuerzas Militares o de la Policía Nacional o agente de la Policía Nacional.
d. Certificado de las primas, bonificaciones, horas extras y demás complementos salariales, siempre y cuando sea ciudadano colombiano y que integre las reservas oficiales de primera y segunda clase de la Fuerza Aérea, mientras ejerza la actividad de piloto.
e. Certificado de indemnizaciones por accidentes de trabajo o de enfermedad, maternidad, gastos de entierro del trabajador, seguro por muerte y compensaciones por muerte de miembros de las Fuerzas Militares y Policía Nacional.
f. Certificado por prima de localización de vivienda (pactada con anterioridad a 31 de julio de 1995).
g. Certificado de la prima especial y la prima de costo de vida de que trata el Decreto 3357 de 2009 para los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
h. Certificados de indemnizaciones sustitutivas de la pensión o devoluciones de saldos de ahorro pensional.
i. Certificados de Ingresos por concepto de honorarios, comisiones y servicios.
j. Certificados de los rendimientos financieros pagados durante el año, expedidos por las entidades correspondientes.
k. Certificado de pago de recompensas.
l. Certificado de dividendos y participaciones recibidos durante el año, expedidos por las sociedades de las cuales es socio o accionista.
m. Certificados de pagos de indemnizaciones por destrucción y renovación de cultivos y por control de plagas.
n. Certificados de ingresos recibidos durante el año por concepto de utilidades repartidas por sociedades liquidadas.
ñ. Certificados de ingresos recibidos por concepto Incentivo a la Capitalización Rural, ICR o AIS.
o. Certificados de pagos por concepto de alimentación, efectuados por su empleador.
p. Certificado por incentivo forestal.
q. Certificados o autorizaciones para la prestación de servicios de ecoturismo expedido por las autoridades competentes.
r. Certificados de pago de indemnizaciones por seguros de vida.
s. Certificados expedidos por las autoridades competentes que respalden exenciones para extranjeros contempladas en tratados o convenios internacionales.
t. Certificados por concepto de dividendos y participaciones recibidos en el año.

 

Documentos para determinar los pagos que constituyen deducciones:
Para diligenciar esta sección requiere tener a disposición los documentos en los que consten los pagos efectuados en el año 2013 y que tengan relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con la actividad generadora de renta:

a. Certificado de pagos de intereses por préstamos para adquisición de vivienda.
b. Certificados por pagos de salud.
c. Certificados por inversiones en nuevas plantaciones de riegos, pozos, silos, centros de reclusión, en mantenimiento y conservación de obras audiovisuales, en librerías, proyectos cinematográficos y otros.
d. Certificados por donaciones a la Nación, departamentos, municipios, distritos, territorios indígenas y otros.
e. Relación de facturas de gastos, indicando el valor total.
f. Relación de los pagos efectuados a sus empleados por concepto de sueldos, bonificaciones, vacaciones, cesantías y otros.
g. Certificados de los pagos realizados por concepto de aportes a las cajas de compensación, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, empresas promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales, fondos de pensiones y otros.
h. Pagos por concepto de impuestos de Industria y Comercio, Avisos y Tableros y Predial.
i. Certificados de las donaciones e inversiones que haya efectuado durante el año.

 

RESUMEN: Lista corta de documentos.

Todos los contribuyentes necesitan documentos diferentes según sea el caso, presento a ustedes también esta lista corta:

a. Copia del Rut actualizado con la responsabilidad 5.

b. Certificados de ingresos y retenciones.

c. Certificados bancarios de los saldos de cuentas corrientes, cuentas de ahorros, tarjetas de créditos, créditos de consumo, etc..

d. Certificados de inversiones, ingresos de dividendos y participaciones en empresas, fondos de pensiones y demás entidades financieras.

e. Certificados de rendimientos financieros y de GMF.

f. Certificados de cuentas de ahorro voluntario de pensiones y cuentas AFC.

g. Impuesto predial de sus inmuebles.

h. Facturas de compra de vehículos.

i. Certificados de indemnizaciones sustitutivas de la pensión o devoluciones de saldos de ahorro pensional.

j. Declaración de renta del año anterior. Si es la primera vez que se declara renta, se deben tener a disposición los documentos soportes del patrimonio fiscal a 31 de diciembre del año gravable anterior.

 

 Adicional a esto se debe bajar de la página de la Dian el archivo reporte.xls que contiene información de su Nit que otros han reportado de las transacciones realizadas con usted.  Se debe entender que este archivo puede no aportar la totalidad de la información, sólo debe tomarse como guía!.

 

Por: C.P. Néstor C. Andrade

 

 

 

 

 

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